Mit dem Angebotsworkflow erweitert der Rotenburger Spezialist f?r cloud-f?hige Handwerkersoftware pds GmbH seine L?sung um ein neues Workflow-Modul und zahlreiche neue Funktionen, um die Abl?ufe rund um die Angebotserstellung, Aufgabenzuweisung und Angebotsfreigabe sowie den Versand zu vereinfachen.
„Der pds Angebotsworkflow ist eine Neuerung, die vielen Handwerksbetrieben in der wichtigen Angebotsphase eine Reihe von manuellen Arbeitsschritten abnimmt und damit auch die Angebotsphase verk?rzt. Damit sind Handwerksbetriebe nicht nur in der Lage, Angebote schneller an den Kunden zu ?bersenden, sondern auch die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Angeboten nachhaltig zu verbessern“, so Stephanie Ladiges, Product Management bei der pds GmbH.
Individualisierbare Workflow-Aufgaben
So ist es Handwerksbetrieben ab sofort m?glich, Workflow-Aufgaben zu jeder Projektphase zu definieren. Dies kann sowohl Aufgaben im Angebot, als auch au?erhalb des Angebotes umfassen, wie z. B. eine „Photovoltaik-Genehmigung des ?rtlichen Netzbetreibers einholen“ oder den „Schornsteinfeger informieren“. Beim Start der pds Software sieht jeder Anwender eine ?bersicht seiner jeweiligen Aufgaben, die f?r den weiteren Angebotsprozess noch zu erledigen sind, so dass keine Aufgaben vergessen werden und keine unn?tigen Verz?gerungen auftreten.
Doch damit nicht genug: Die pds Software unterst?tzt den Anwender zudem mit Aufgaben im Angebot, wie beispielsweise dem Eintragen der Kundenanschrift oder dem Abgabedatum, indem sie direkt in die zu bef?llenden Felder springt. Die auszuf?llenden Felder lassen sich dabei individuell vom Handwerksbetrieb selbst festlegen. Die Anwender der pds Software k?nnen die Aufgaben damit schnell und bequem erledigen.
Mehrstufige Freigabeprozesse
Auch bei der Freigabe von Angeboten unterst?tzt pds Software mit dem neuen Workflow. Die Angebote k?nnen nicht nur von einer einzigen, sondern auch von mehreren Personen oder in mehrstufigen Pr?fungen freigegeben werden. Diese sogenannten summenbasierten Freigabeprozesse geben Handwerksbetrieben zus?tzliche M?glichkeiten an die Hand, um f?r ein Angebot die optimalen Ansprechpartner einzubinden und die Zuverl?ssigkeit der Kalkulation zu verbessern. Sind zudem bestimmte Ansprechpartner, z. B. aufgrund von Urlaub oder Krankheit, w?hrend des Angebotsprozesses nicht verf?gbar, kann in der pds Software eine Vertreterregelung f?r jeden Ansprechpartner hinterlegt werden. Jeder Vertreter erh?lt daraufhin die Aufgaben und Angebote zur weiteren Bearbeitung in seiner pers?nlichen Dashboard-?bersicht.
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Einfache digitale Signatur in der pds Software
Um Angebote automatisch und ohne handschriftliches Gegenzeichnen unterschreiben zu lassen, wurde in die pds Software eine einfache digitale Signatur integriert. So k?nnen etwa der Kalkulator, der Freigeber und/oder der Bauleiter auf einfache Weise das Dokument f?r die Aussendung signieren. Wer das Angebot offiziell vor dem Versand an den Kunden unterschreibt, kann individuell in den Einstellungen festgelegt werden.
Vorkonfigurierter Standardversand
Ist der Freigabeprozess abgeschlossen und das Angebot gegengezeichnet, k?nnen Handwerksbetriebe das Angebot k?nftig mit nur einem Mausklick auf dem pr?ferierten Versandweg an den Kunden ?bermitteln. Soll das Angebot ?blicherweise per E-Mail verschickt werden, ?ffnet sich beim Klick auf den Versand-Button automatisch das Mailfenster mit dem angeh?ngten Angebotsdokument. W?nscht ein Kunde das Angebot auf dem Postweg zu erhalten, wird mit dem Klick auf den Versandbutton das Angebot versandbereit ausgedruckt. F?r jeden Kunden werden automatisch die pr?ferierten Versandeinstellungen geladen. Das reduziert die Fehlerquote und beschleunigt den Versandprozess, da der Blick in die Stammdaten des Kunden k?nftig obsolet wird.
Automatische Erinnerungen
Naht das hinterlegte Abgabedatum des Angebotes, ohne dass das Angebot ausgegeben wurde, k?nnen sich Handwerksbetriebe automatisch erinnern lassen. Dabei k?nnen Handwerksbetriebe individuell festlegen, wie viele Tage die pds Software vorab eine Erinnerung an offene Angebots-Aufgaben ausgeben soll. Sollten sich offene Aufgaben in der pers?nlichen ?bersicht h?ufen, erlaubt die automatische Erinnerung zeitkritischer Aufgaben eine bessere Priorisierung f?r die Abarbeitung offener Tasks.
Automatisierte Prozesse im Handwerk durch digitale Workflows
Neben dem Eingangsrechnungs- und Urlaubsworkflow hat die pds GmbH das L?sungsangebot der pds Handwerkersoftware mit dem Angebotsworkflow um einen weiteren Workflow erweitert. „Die Weiterentwicklung der Workflows f?r pds Software wird auch in anderen Arbeitsbereichen von uns weiter vorangetrieben, um Handwerksbetriebe aller Gr??enordnungen bei t?glichen Routineaufgaben zu entlasten und manuelle Arbeitsschritte gezielt zu automatisieren“, gibt Stephanie Ladiges einen Ausblick. Die Workflows der pds Software erweitern das bestehende Produktportfolio der cloud-f?higen pds Software und pds Apps, um dem Digitalisierungsprozess im Handwerk einen weiteren Feinschliff zu verleihen.
Keywords:Handwerkersoftware, Workflow, ERP-Software, Digitalisierung, CRM, Automatisierung
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