Dr. Norbert Niemeier, Gesch?ftsf?hrer Weissenberg Intelligence
Den Wert der Automatisierung zu messen, ist entscheidend f?r den langfristigen Erfolg jeder Automatisierungsinitiative. Entscheidungen aus dem Bauch heraus sind dabei nicht sonderlich zielf?hrend. Nur durch einen datengesteuerten Ansatz k?nnen die Automatisierungsverantwortlichen erkennen, wo Automatisierungsgr?ber entstanden sind und wo Automatisierung effektiv eingesetzt werden kann, um die besten Gesch?ftsvorteile zu erzielen.
Denn ein aussagekr?ftiger Automatisierungs-ROI sichert die funktions?bergreifende Unterst?tzung, die f?r die Skalierung von Automatisierungsprojekten erforderlich ist.
F?r jeden automatisierten Prozess l?sst sich ?ber KPIs (Key Performance Indicators) bzw. Metriken wie eingesparte Stunden, Kosteneinsparungen und Verbesserungen bei der Servicebereitstellung die notwendige Transparenz herstellen, welche Automatisierungskandidaten als n?chstes priorisiert werden sollten, um die gr??ten Gewinne zu erzielen. Zudem misst die Aggregation dieser Metriken ?ber das gesamte Automatisierungs?kosystem auch die Gesamtauswirkungen der Automatisierung auf die Gesch?ftsergebnisse.
Metriken, die Unternehmen kennen sollten
Es gibt eine Vielzahl von KPIs, die als Indikatoren f?r den Automatisierungserfolg verfolgt werden k?nnen und weit ?ber Kosten und Stunden hinausgehen. Beispiele hierf?r sind die mittlere Reparaturzeit (MTTR), die Anzahl der Vorf?lle oder Anfragen, die ausschlie?lich durch Automatisierung bearbeitet werden, oder die Zeit, die f?r die Erledigung von Serviceaufgaben erforderlich ist. Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterzufriedenheit sind f?r viele Unternehmen ebenfalls wichtige Kennzahlen. Welche KPIs Unternehmen letztendlich f?r wichtig erachten, h?ngt ganz wesentlich von der strategischen Zielsetzung ab, die mit der Automatisierung verfolgt wird. G?nzlich ohne KPIs gleichen Automatisierungsprojekte allerdings einem Stochern im Nebel.
Zu den wesentlichen KPIs, die Unternehmen kennen und auf dem Radar haben sollten, z?hlen:
Anzahl der automatisierten Prozesse
Die Summe aller automatisierten Prozesse dient als operative Kennzahl, die anzeigt, wie sich RPA-Programme entwickeln und wachsen, wie geschickt Mitarbeiter darin sind, Automatisierungs-m?glichkeiten zu identifizieren und sie bis zur Entwicklung zu priorisieren.
Geschwindigkeit der automatisierten Prozesse
Die Metrik Geschwindigkeit bezieht sich auf die durchschnittliche Zeit, die f?r die Ausf?hrung eines automatisierten Prozesses ben?tigt wird. Sie quantifiziert die Zeit- und Kosteneinsparungen, die dadurch entstehen, dass ein Bot die Arbeit schneller erledigt als ein Mitarbeiter.
Auslastung der automatisierten Prozesse
Die Auslastung gibt Aufschluss dar?ber, wann und wie oft ein automatisierter Prozess ausgef?hrt wird. Sie zeigt an, ob die Bot-Verf?gbarkeit rund um die Uhr genutzt wird – einer der Hauptvorteile von RPA. Je mehr Stunden ein Bot in Betrieb ist, desto mehr Wert kann er liefern.
Durchschnittliche Betriebszeit der automatisierten Prozesse
Die durchschnittliche Betriebszeit der Automatisierung gibt einen Hinweis darauf, wie oft die Bots verf?gbar sind, um das zu tun, wof?r sie entwickelt wurden. Dies unterscheidet sich von der Auslastung, da es sich um ein Ma? f?r die F?higkeit eines Bots handelt, jederzeit zum erwarteten Gesch?ftswert beizutragen.
Genauigkeit der automatisierten Prozesse
Die Kennzahl, wie oft der automatisierte Prozess mit Fehlern ausgef?hrt wird, zeigt an, ob die aktuellen Automatisierungen eine Fortsetzung der Automatisierungsprojekte rechtfertigen. Dahinter steht die Frage: Hat sich die Qualit?t der Prozessausgabe so verbessert, dass weniger Fehler auftreten als bei der manuellen Ausf?hrung.
Durchschnittliche Bearbeitungszeit
Bei der durchschnittlichen Bearbeitungszeit geht es um die Zeit, die ein Roboter im Vergleich zu einer Person ben?tigt, um eine Transaktion zu verarbeiten. Digital Worker sind 3- bis 5-mal schneller als ein Mensch. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines Prozesses sollte sich durch den Einsatz von Robotern deutlich verk?rzen.
Volumenabweichung
Diese Metrik bezieht sich auf die Differenz zwischen den prognostizierten Volumina, die f?r ROI-Berechnungen verwendet werden, und den tats?chlichen Volumina, die von den Bots bew?ltigt werden.
Break-Fix-Zyklen
Break-Fix Zyklen geben an, wie oft ein automatisierter Prozess unterbrochen wird und wann er gewartet werden muss. Ausf?lle von Bots, ob sie nun gewartet oder repariert werden m?ssen, wirken sich direkt auf den ROI aus. Wenn ein Bot nicht mehr produktiv ist, weil er nicht ausgef?hrt wird, reduziert er weder die Kosten noch tr?gt er zur Steigerung der betrieblichen Effizienz bei. Die Break-Fix-Personenstunden geben an, wie viel manueller Aufwand in FTE-Stunden in die Reparatur des Bots investiert wird.
Anzahl der Servicedesk-Tickets
Jedes Mal, wenn ein Bot ausf?llt, wird in der Regel ein Servicedesk-Ticket erstellt. Je mehr Tickets beim Servicedesk eingehen, desto gr??er ist die Anf?lligkeit der technologischen Umgebung, der erfassten und verarbeiteten Daten oder der Programmierung des Bots. Viele Tickets weisen in der Regel auf eine fehlerhafte Umgebung hin, die weniger effizient und optimal ist, als sie sein sollte.
Ausfallursachen
Mit dieser Metrik verschaffen sich Unternehmen eine ?bersicht dar?ber, warum Bots ?berhaupt ausfallen. Sie er?ffnet damit die M?glichkeit, L?cken in der Automatisierungspraxis zu identifizieren, die verhindern, dass die Betriebszeiten der Bots f?r maximale Ertr?ge skaliert werden k?nnen.
Skalierbarkeit der Automatisierung
Die Kosten und die Zeit, die ben?tigt werden, um einen neuen Bot hinzuzuf?gen oder zu duplizieren, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, werden mit den Kosten und der Zeit verglichen, die ben?tigt werden, um einen neuen Mitarbeiter einzustellen und auszubilden, um die gleichen Aufgaben zu erledigen, einschlie?lich der Lohnkosten.
Skalierbarkeit der Entwicklung
Bei der Skalierbarkeit der Entwicklung geht es darum zu erfassen, wie viel Prozent des vorhandenen Automatisierungscodes in der neuen Automatisierung wiederverwendet werden kann. In den meisten F?llen ist das Hinzuf?gen eines neuen Bots einfacher und nimmt weniger Zeit in Anspruch.
Erwarteter Gesch?ftswert
Die Metrik „erwarteter Gesch?ftswert“ konsolidiert im Wesentlichen alle anderen KPIs. Im Grunde ist der erwartete Gesch?ftswert die Summe aller Kosteneinsparungen, die sich aus erh?hter Geschwindigkeit, Auslastung und verbesserter Genauigkeit ergeben, multipliziert mit den Kosten eines FTE ?ber einen bestimmten Zeitraum.
Mehr ist nicht immer gleich besser
Die Bandbreite der Metriken kann variieren und sollte die Unterst?tzung der verschiedenen funktionalen Strategien der Organisation widerspiegeln. Die Priorit?ten, die gesetzt werden, geben Aufschluss dar?ber, wie Unternehmen ihre Automatisierungsprojekte gestalten und welche Bedeutung sie der Leistung und/oder Geschwindigkeit der Bots f?r das Erreichen der Gesch?ftsziele beimessen. Im Allgemeinen ist es nicht sinnvoll, zu viele Metriken zu verfolgen. Eine Handvoll aussagekr?ftiger Metriken, die ?ber einen l?ngeren Zeitraum erhoben werden und Ver?nderungen widerspiegeln, ist oft ausreichend. Sie sollten mit den ?bergeordneten Zielen vereinbar sein und diese unterst?tzen.
?ber Dr. Norbert Niemeier
Dr. Norbert Niemeier leitet seit 2021 bei der Weissenberg Group als Gesch?ftsf?hrer den Bereich Weissenberg Intelligence. Seine Wurzeln liegen in der internationalen Technologie- und Managementberatung – Fokus auf prozessuale und technologische Fragestellungen rund um die Prozessautomatisierung – von globalen Unternehmen mit dem Anspruch, auch zuk?nftig im Wettbewerb mit dynamischen Innovationsunternehmen bestehen zu wollen. Sein umfassendes Software-Know-how verdankt er seiner Vertriebst?tigkeit bei Produkten in den Bereichen Advanced Analytics, K?nstliche Intelligenz, Business Intelligence, Natural Language Processing und Sentiment Analyse. Im Rahmen des Business Development f?r dynamische, innovative Tech-Startups hat er sich intensiv mit Themen wie Workflowmanagement, Prozessintelligenz sowie Prozess Mining besch?ftigt.
Keywords:Weissenberg Group, Automatisierung, KPI, Metriken, automatisierte Prozesse
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