Essen – Steuerberater Roland Franz, Gesch?ftsf?hrender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in D?sseldorf, Essen und Velbert, erkl?rt, welche Unterlagen f?r die Kassenpr?fung vorhanden sein m?ssen.
Alle n?tigen Unterlagen sollten ausgedruckt in einem gesonderten Ordner oder digital auf einem eigenen USB-Stick abgelegt und dem Pr?fer ausgeh?ndigt werden:
Kaufbeleg der Registrierkasse
Anmeldung der elektronischen Registrierkasse beim Finanzamt
Bedienungsanleitung bzw. Benutzerhandbuch
Programmbeschreibung und Programmrichtlinien
Programmieranleitung
Datenerfassungsprotokolle ?ber Programm?nderungen (Protokolle zu Einrichtung, Freigabe, Fehlern und ?nderungen)
Verfahrensdokumentation
bei mehreren Registrierkassen: Eindeutige Identifizierung und Zuordnung
Steuerberater Roland Franz f?gt hinzu: „Dokumentieren Sie hier auch die Kontaktdaten der befugten Auskunftspersonen in Ihrem Betrieb, bei Ihrem Steuerberater sowie bei Ihrem Kassenaufsteller.“ Und Steuerberater Roland Franz gibt noch einen Tipp: „Wenn Sie die Unterlagen in einem Ordner zusammenstellen, dann legen Sie auch ein aussagekr?ftiges Deckblatt mit Inhaltsverzeichnis an und sorgen mit Hilfe von Registerkarten f?r eine ?bersicht auf den ersten Blick. Wenn Sie die Unterlagen auf einem USB-Stick sammeln, achten Sie auf eindeutige Dateinamen, damit der Pr?fer alles schnell findet.“
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Steuerberater Roland Franz erl?utert die logistische Vorbereitung:
Wer k?mmert sich um den Pr?fer, wenn der/die Unternehmer(in) nicht vor Ort ist? Die Auskunftsperson sollte Zugang zu den wichtigen Dokumenten haben und sich mit der Registrierkasse auskennen.
Wo befinden sich die relevanten Unterlagen? (idealerweise immer griffbereit)
In welchem Raum kann die Betriebspr?fung stattfinden? Wo hat der Pr?fer Platz zum Arbeiten und st?rt den Tagesablauf nicht?
Wor?ber m?ssen die Mitarbeiter keine Auskunft geben? Was darf der Pr?fer nicht verlangen?
Wissen die Mitarbeiter, wie man einen Datenexport mit Begrenzung auf einen bestimmten Zeitraum erstellt?
Ist die Kassensoftware auf dem neuesten Stand oder gibt es unerledigte Updates?
Seine Empfehlung: Immer freundlich bleiben!
Im n?chsten Teil dieser Reihe informiert Steuerberater Roland Franz ?ber den Ablauf der Kassenpr?fung in der Praxis.
Keywords:Kassenf?hrung, Kassenpr?fung, Kassennachschau, digitale Kasse, technische Kasse, Steuerberater Roland Franz
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