Sie wollen einen externen Datenschutzspezialisten beauftragen, wissen aber nicht, anhand welcher Kriterien dieser am besten auszuw?hlen ist? Die folgenden Empfehlungen helfen Ihnen bei der Suche und Bewertung passender Kandidaten.
Laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ben?tigt jedes Unternehmen, in dem mindestens 20 Personen regelm??ig personenbezogenen Daten automatisiert verarbeiten, einen Datenschutzbeauftragten. Ein Beauftragter f?r die korrekte Umsetzung der DSGVO ist auch dann n?tig, wenn besonders sensitive Daten – beispielsweise Gesundheitsdaten oder biometrische Daten – oder personenbezogene Daten gesch?ftsm??ig verarbeitet werden.
Die erste wertvolle Anlaufstelle bei der Suche nach einem Datenschutzbeauftragten k?nnten Empfehlungen anderer Unternehmer und relevanter Kontakte sein. Steht keine Empfehlung zur Verf?gung, f?hrt die Suche meist in die lange Ergebnisliste der Suchmaschine. Hier gibt es einige wichtige Kriterien, die bei der Auswahl des passenden externen Datenschutzbeauftragten beachtet werden sollten.
Auf Ihre Anforderungen kommt es an
„Zun?chst geht es darum, sich die eigene Erwartungshaltung bewusst zu machen und ein konkretes Anforderungsprofil zu erstellen“, r?t Florian Padberg, Gesch?ftsf?hrer des auf den Datenschutz spezialisierten Beratungsunternehmens ituso GmbH. Konkret hei?t das: Was erwarten Sie von einem externen Datenschutzbeauftragten? Welche Kompetenzen und welcher fachliche Background sind Ihnen wichtig? In welchem Umfang soll er sie betreuen. Legen Sie Wert auf einen toolbasierten Datenschutz, den Sie jederzeit und m?glichst transparent einsehen k?nnen? Sollte der Datenschutzbeauftragte regelm??ig vor Ort sein? Bietet der Partner weitere Dienstleistungen wie IT-Sicherheit und Compliance?
Nehmen Sie die Kandidaten in einer ersten Desk-Research unter die Lupe
Ob ?ber Empfehlungen oder die Suchmaschine – sobald Sie eine Liste geeigneter Dienstleister vor sich haben, sollten Sie sich ein Bild von deren beruflichen Qualifikationen und Fachwissen machen. Ein guter Datenschutzbeauftragter kennt nicht nur die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen (v.a. DSGVO und BDSG), sondern auch geeignete Ma?nahmen zu deren Umsetzung, also die Datenschutzpraxis.
Anhand der Webseite und der Social-Media-Kan?le der Kandidaten gewinnen Sie einen Eindruck ?ber die angebotenen Leistungen sowie zu Kompetenznachweisen wie Zertifikaten und Ver?ffentlichungen. Auch ein Blick auf Kundenstimmen und Referenzen lohnt sich: Finden sich Belege zur Fachkompetenz des Datenschutzbeauftragten?
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Die meisten Dienstleister bieten die M?glichkeit eines kostenloses Erstgespr?chs per Telefon oder Videocall. Dieses gibt Ihnen die Chance, sich einen Eindruck zu machen und herauszufinden, ob alle Erwartungen und W?nsche von dem potenziellen Partner erf?llt werden. Im pers?nlichen Gespr?ch finden Sie au?erdem am ehesten heraus, ob sich Ihr Gegen?ber vertieft f?r Ihre Situation interessiert und etwaige Besonderheiten Ihrer Branche kennt. Auch die Laufzeit der Vertr?ge und die jeweiligen Rahmenbedingungen sollten Thema des ersten Gespr?chs sein. Es kann sich au?erdem lohnen nachzufragen, ob es die M?glichkeit gibt, sich ?ber ein Einstiegsprodukt – beispielsweise eine Datenschutzschulung f?r Besch?ftigte – besser kennenzulernen.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Im Anschluss an die Erstgespr?che mit Ihren Wunschkandidaten sind die jeweiligen Angebote zu vergleichen. Dabei ist klar: Qualitatives Datenschutzmanagement durch einen kompetenten Experten kostet Zeit und Geld. Schlie?lich muss der Datenschutz an die Bed?rfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst und individuell aufgebaut werden.
Bietet ein Datenschutzbeauftragter Preispakete an, sollten Sie unbedingt auf deren konkrete Inhalte achten. Beispielsweise ist zu ?berpr?fen, ob die Pakete auf eine bestimmte Anzahl von Dokumenten, Beratungsstunden oder Verarbeitungst?tigkeiten beschr?nkt sind und alle dar?ber hinausgehenden Leistungen hinzugekauft werden m?ssen. Hier kann es schnell teuer und unverhersehbar werden. Au?erdem sollte man darauf achten, ob das Paket lediglich reine Handlungsempfehlungen oder die Beratung ausschlie?lich per E-Mail oder Hotline vorsieht. Ein professioneller Dienstleister wird Ihnen passend zu Ihren Anforderungen ein gut kalkulierbares und transparentes Angebot unterbreiten.
Eine gro?e Portion „gutes Bauchgef?hl“ geh?rt dazu
Ihre Liste ist auf wenige Kandidaten geschrumpft oder Sie meinen sogar, den perfekten Datenschutzbeauftragten gefunden zu haben? Herzlichen Gl?ckwunsch! Abschlie?end sollten Sie sich noch fragen, was Ihr Bauchgef?hl zum jeweiligen „Fit“ sagt. Schlie?lich geht es darum, einen Anbieter zu finden, mit dem Sie langfristig und in m?glicherweise schwierigen Situationen zusammenarbeiten werden. Der externe Datenschutzbeauftragte stellt Ihren Partner im Unternehmen dar und sollte daher jemand sein, den Sie bei Fragen und neuen Prozessen gerne ins Boot holen. Entscheiden Sie sich daher f?r eine Person, der eher daran gelegen ist, Ihre Prozesse datenschutzkonform zu gestalten als sie gleich in Frage zu stellen. Denken Sie auch daran, dass ein externer Datenschutzbeauftragter tief in Ihre Unternehmensstrukturen eintaucht und daher auch als Mensch sowohl zu Ihnen als auch zu Ihren Besch?ftigten passen sollte.
Sie sind auf der Suche nach einem externen Datenschutzbeauftragten? Weitere wertvolle Tipps f?r Ihre Entscheidungsfindung finden Sie im ausf?hrlichen Ratgeber der ituso GmbH.
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