Essen – „Ab dem 01.01.2025 sollen alle Unternehmen in Deutschland untereinander nur noch E-Rechnungen stellen. Sie erhalten die Vorsteuer dann nicht mehr aus Papierrechnungen, sondern nur noch aus den elektronischen Rechnungen“, erkl?rt Steuerberater Roland Franz, Gesch?ftsf?hrender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert. Nach derzeitigem Stand sind von dieser ?nderung alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland betroffen. Die Planungen der Bundesregierung sehen vor, die E-Rechnungspflicht in einem ersten Schritt f?r inl?ndische Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business) zum 01.01.2025 einzuf?hren.
„In einem zweiten Schritt will die Bundesregierung ein bundesweit einheitliches elektronisches Einzelumsatz-Meldeverfahren, bzw. Meldesystem einf?hren, um den Umsatzsteuerbetrug einzud?mmen und um eine st?rkere Digitalisierung des Steuerverfahrens zu erreichen“, erkl?rt Steuerberater Roland Franz und f?hrt fort: „Das Meldesystem, das die Erstellung, Pr?fung und Weiterleitung von Rechnungen erm?glichen soll, basiert auf einer Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung.“
Die Bundesregierung plant daher als Starttermin f?r die E-Rechnungspflicht bereits den 01.01.2025. Ab diesem Zeitpunkt m?ssen nach den Pl?nen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen; f?r die Erstellung und den Versand von elektronischen Rechnungen sollen die Unternehmen nach den aktuellen Pl?nen zwei Jahre mehr Zeit erhalten und somit sp?testens ab dem 01.01.2027 eigene Rechnungen nur noch elektronisch versenden d?rfen.
Was ist eine E-Rechnung?
Als E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch ?bermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchg?ngige digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbetr?ge m?glich. Eine E-Rechnung stellt den Rechnungsinhalt – anstatt auf Papier oder in einer Bilddatei wie der PFD – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.
Eine PDF-Rechnung wird in einem elektronischen Format erstellt, ?bermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine digitale und bildliche Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung erm?glicht und somit keine E-Rechnung darstellt.
Es empfiehlt sich, sich fr?hzeitig mit dem Thema E-Rechnung zu besch?ftigen und m?glichst schnell mit der Umstellung der Prozesse zu beginnen.
Steuerberater Roland Franz geht ins Detail: „Daf?r ben?tigt man geeignete Softwarel?sungen und eine entsprechende technische Infrastruktur. Die neuen Gesetzes?nderungen unterstreichen nochmals die gestiegene Bedeutung der ?berpr?fung der IT-gest?tzten Prozesse und der im Unternehmen eingesetzten Verfahren und Systeme zur Erstellung und Weiterleitung und zum Empfang von Rechnungen.“
Zudem sind Systeme zur revisionssicheren Speicherung der digitalen Belege und Datens?tze zwingend erforderlich (z.B. Dokumentenmanagementsystem).
Vorteile haben diejenigen Unternehmen, die bereits Leistungsbeziehungen zu ?ffentlichen Verwaltungen haben, da dort die E-Rechnungspflicht bereits umgesetzt wurde. Werden schon E-Rechnungen mit Systemen erstellt, kann bei der weiteren Umstellung darauf aufgebaut werden.
Im Hinblick auf das zuk?nftige digitale Meldesystem der Finanzverwaltung ist gerade der digitale Belegaustausch mit dem Steuerberater eine wesentliche Voraussetzung, um dieser Meldepflicht nachkommen zu k?nnen.
Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse und die Umsetzung der weiteren erforderlichen Prozesse ist nicht von heute auf morgen umsetzbar und erfordert Zeit und Know-how.
Der Umstieg bringt f?r Unternehmen zahlreiche wirtschaftliche Vorteile mit sich, denn durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung lassen sich Prozesse verbessern, beschleunigen und kosteng?nstiger gestalten, wie z. B.:
– Sinkende Kosten durch den Wegfall von Rechnungsdruck, Papier, Briefumschl?ge und Porto
– Ersparnis von Zeit, Versand- und Personalkosten
– Fr?hzeitiger Zahlungseingang im Unternehmen m?glich, da die Rechnung fr?her beim Kunden eingeht und schneller bearbeitet werden kann
– Reduzierung von Eingabefehlern
– Vereinfachung der Archivierung
– Weniger Papierverbrauch
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