Als Berater f?r die Umsetzung komplexer IT-Projekte und SAP war es Westernacher Consulting wichtig, auch selbst ?ber moderne L?sungen zu verf?gen. Weshalb, das zeigt ein Effizienzgewinn von 75 % ?ber Niederlassungen in 21 L?ndern hinweg. Diesen hat Westernacher dadurch erzielt, dass das Unternehmen im Spesenmanagement von veralteten Tools und Excel hin zur intelligenten L?sung von Rydoo gewechselt ist.
Die Umstellung zu Rydoo hat sich als Erfolg auf vielen Ebenen erwiesen. Am signifikantesten ist dabei die eingesparte Zeit, denn das Team von Westernacher berichtet, im Durchschnitt etwa 75 % weniger Zeit f?r Spesenberichte aufbringen zu m?ssen. Statt Stunden oder Tage ben?tigen sie nun lediglich Minuten. Die freien Kapazit?ten stehen nun voll und ganz Kundenprojekten zur Verf?gung und erm?glichen zus?tzliche Ums?tze.
Ein Blick auf die Zahlen macht das Ausma? der Einsparungen deutlich: W?hrend einer klassischen Reisewoche k?nnen pro Consultant bis zu 30 Belege anfallen. Bei ?ber 100 Team-Mitgliedern, die regelm??ig reisen, ergibt das mehr als 3000 Belege pro Woche, die zuvor in Papierform und Excel-Tabellen verwaltet werden mussten.
Dieses Weniger an administrativen Aufgaben hat zu einer deutlich h?heren Zufriedenheit im Team gesorgt. Nicht nur, dass Erstattungen schneller vorhanden gehen, auch die Genehmigungsverfahren sind deutlich transparenter als zuvor. Und insbesondere das nutzerfreundliche Einscannen aller Belege per OCR-Technologie konnte ?berzeugen.
Warum Rydoo? Globale Flexibilit?t und nahtlose SAP-Anbindung
Das Ziel von Westernacher Consulting war es, seine globalen Abl?ufe einheitlich zu regeln, statt in jeder Region verschiedene L?sungen zu nutzen. Daf?r suchten sie nach dem bestm?glichen Tool. Aus verschiedenen Gr?nen fiel die Wahl dabei auf Rydoo: Einer ist die Flexibilit?t, sich je nach Land gem?? lokalen Vorschriften anpassen zu lassen und dennoch in ein globales Unternehmen eingebunden zu sein.
Die direkte Integration mit SAP war mindestens ebenso wichtig. Mitarbeitende reichen Belege nun per Smartphone ein, wobei die Daten automatisch mit dem SAP von Westernacher synchronisiert werden. Auch bei globalen Projekten ist so ein Austausch in Echtzeit m?glich. Der Aufwand f?r das Backoffice-Team ist dadurch extrem gesunken, ebenso die Anf?lligkeit f?r Fehler. S?mtliche Abrechnungen und Erstattungen dagegen gehen einfacher denn je zuvor von der Hand.
„Vor Rydoo verbrachten wir den halben Tag mit der Bearbeitung von Belegen. Jetzt k?nnen Berater:innen ihre Spesen innerhalb von Minuten einreichen und sie werden sofort mit SAP synchronisiert“, lautet das Fazit von Kristian Schachner, SAP Transportation Management Consultant bei Westernacher Consulting. Rydoo hat sich f?r Westernacher als wahrer Gamechanger erwiesen. Das Unternehmen kann sich daher gut vorstellen, Rydoo in Zukunft noch intensiver zu nutzen. Interessant ist dabei beispielsweise die F?higkeit, Berichte zu reisebezogenen Emissionen zu erstellen.
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