Aus guten Gr?nden steht die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen in der Dringlichkeitsagenda vieler Unternehmen weit oben. Der Fachkr?ftemangel macht das Optimieren der verf?gbaren zeitlichen Kapazit?ten zur Notwendigkeit. Jede fehlerhafte Spesenabrechnung kann bis zu 18 Minuten Bearbeitung ben?tigen, wie ein Bericht der Global Business Travel Association (GBTA) zeigt. Auch in diesem Bereich bietet fortschrittliche KI aber zahlreiche Chancen. Aus diesem Grund hat Rydoo seine f?hrende Software Rydoo Smart Audit entwickelt.
Im Management von Ausgaben und deren Compliance bedeutet KI eine Transformation. Betrug, Fehler und Versehen erkennt sie, indem sie Belege in Echtzeit auf ?bereinstimmung mit den internen Richtlinien ?berpr?ft. So stellt sie ohne aufwendige manuelle Prozesse sicher, dass alle Ausgaben den gegebenen Vorschriften entsprechen. Finanzteams k?nnen ihre verf?gbare Zeit dadurch auf wichtigere, strategische Aufgaben verwenden und ihre Produktivit?t steigern, ohne an Effizienz und Kontrolle einzub??en. Von bis zu fast 20 Minuten Bearbeitungszeit bleibt dadurch nur mehr ein Bruchteil ?brig.
Die M?glichkeiten von KI im Spesenmanagement
Anhand von fortschrittlicher Schl?sselworterkennung ?berpr?ft die KI von Rydoo Smart Audit eingescannte Belege automatisch auf ?bereinstimmung bzw. potenzielle Verst??e gem?? den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens. Die KI erkennt automatisch Posten wie Alkohol oder Tabakwaren, aber auch ein ?berschreiten des Ausgabenlimits. Auch handschriftliche Ver?nderungen, unlesbare Belege oder doppelte Einreichungen werden markiert, so dass sie nur noch genehmigt oder zur?ckgewiesen, aber nicht mehr von Anfang bis Ende manuell ?berpr?ft werden m?ssen.
Insbesondere im Fall von fremdsprachigen Belegen, wie sie bei Dienstreisen ins Ausland anfallen, reduziert die KI den Aufwand drastisch. Einzelne Rechnungsposten ?bersetzt sie automatisch und gibt Finanz-Teams so die notwendigen Daten f?r eine informierte Einsch?tzung.
Neben zeitlichen Einsparungen in der Buchhaltung resultiert f?r Unternehmen so auch ein fl?ssigeres und transparenteres Ausgabenmanagement. Auch die Mitarbeiter profitieren dadurch, dass sie ihre Auslagen schneller erstattet bekommen und sich durch das automatische Markieren weniger Gedanken ?ber Compliance ihrer Belege machen m?ssen. Die h?ufigste Fehlerquelle ist schlie?lich nicht Betrug, sondern Unwissen. Damit ist Spesenmanagement ein hervorragendes Beispiel daf?r, wie KI bei allt?glichen und ungeliebten Aufgaben zum untersch?tzten und ?bersehenen Werkzeug werden kann.
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