Essen – „Auch wenn sich Unternehmer und Mitarbeiter die gr??te M?he geben, die Pr?fer des Finanzamtes finden doch meist M?ngel oder Fehler beim F?hren eines Fahrtenbuchs. Schon bei den kleinsten M?ngeln verwirft der Pr?fer des Finanzamtes das Fahrtenbuch“, erkl?rt Steuerberater Roland Franz, Gesch?ftsf?hrender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert. Die Folge: Der zu versteuernde Betrag f?r die Privatnutzung des Firmenwagens und f?r die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb wird entweder nach der 1-Prozent-Regelung ermittelt oder er wird bei einer unterstellten betrieblichen Nutzung von weniger als 50 Prozent gesch?tzt.
Anforderungen an das Fahrtenbuch
Die wichtigsten Voraussetzungen f?r das F?hren eines Fahrtenbuches sind folgende:
– Das Fahrtenbuch aus Papier muss in gebundener Form gef?hrt werden.
– Der Unternehmer oder der Arbeitnehmer muss jede Fahrt – egal ob betrieblich oder privat – mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt aufzeichnen.
– Festzuhalten sind zudem das Ziel der Fahrt, der Reisezweck und die Namen der aufgesuchten Kunden oder Gesch?ftspartner.
– Die Aufzeichnungen m?ssen zeitnah, vollst?ndig und korrekt in gebundener Form erfasst sein.
– Nachtr?gliche ?nderungen d?rfen entweder nicht m?glich sein oder sie m?ssen nachvollziehbar protokolliert werden.
Typische Fehler beim Fahrtenbuch
Meldet sich ein Pr?fer des Finanzamtes zu einer Betriebs- oder Lohnsteuerpr?fung an, kommt es bei so manchem Betriebsinhaber in puncto Fahrtenbuch zu einer Kurzschlusshandlung. Die korrekten Aufzeichnungen werden f?r mehrere Jahre in ein neues Papierfahrtenbuch sauber und sorgf?ltig ?bertragen, damit der Pr?fer des Finanzamtes keine Bedenken ?u?ern kann. Dabei k?nnen genau diese neuen Aufzeichnungen steuerlich zum Verh?ngnis werden.
„Denn der Pr?fer wird misstrauisch, wenn ihm ein Fahrtenbuch in einer gleichbleibenden Schriftform ?ber viele Jahre immer mit dem gleichen Stift und ohne Gebrauchsspuren vorgelegt wird. Ein typischer Fehler bei dieser unn?tigen Aktion ist die Verwendung eines Papierfahrtenbuchs, das f?r das Jahr, f?r das die Aufzeichnungen nachgetragen werden, noch gar nicht im Handel existiert hat“, gibt Steuerberater Roland Franz zu bedenken.
Die Folge: Der Pr?fer wird das Fahrtenbuch als steuerlich unwirksam einstufen.
Fahrtenbuch muss gebunden sein
„Ein fataler Fehler liegt auch vor, wenn Sie f?r das Fahrtenbuch jeden Tag ein neues Blatt Papier verwenden und diese Bl?tter in einem Ordner abheften“, informiert Steuerberater Roland Franz und erl?utert: „Das Fahrtenbuch muss in gebundener Form gef?hrt werden. Nur so sind nachtr?gliche Manipulationen durch den Austausch von einzelnen Bl?ttern nicht mehr m?glich. Selbst wenn die Aufzeichnungen von Ihnen ehrlich gef?hrt werden, ist bei einem ungebundenen Fahrtenbuch die steuerliche Verwerfung vorhersehbar.“
Das gleiche Problem hat man, wenn man jede einzelne Fahrt ehrlich und zeitnah in einer Excel-Tabelle eintr?gt. Auch hier wird das Finanzamt die steuerliche Wirksamkeit des Fahrtenbuchs verneinen. Denn bei Excel-Aufzeichnungen k?nnen Sie jederzeit ?nderungen vornehmen, die nicht nachvollziehbar dokumentiert werden. Es gen?gt f?r die steuerliche Unwirksamkeit des Fahrtenbuchs also, dass die blo?e M?glichkeit von Manipulationen besteht. Ob diese tats?chlich stattgefunden haben, muss der Pr?fer nicht nachweisen.
Typische ?berpr?fungsmethoden
Unabh?ngig davon, ob das Fahrtenbuch in Papierform oder elektronisch gef?hrt wird, sind bei Betriebspr?fungen insbesondere folgende ?berpr?fungen der Aufzeichnungen zu erwarten.
– Der Pr?fer des Finanzamtes vergleicht die Kilometerst?nde laut Fahrtenbuch mit den Werkstattrechnungen.
– Der Pr?fer sucht nach M?ngeln in den Aufzeichnungen (vergessene Fahrten, nicht eingetragene Fahrtziele, ?nderungsm?glichkeit ohne Protokollierung bzw. ohne plausiblen Nachweis der ?nderung).
– Es werden die Telemetriedaten des elektronischen Fahrtenbuchs ausgelesen. Dabei sucht der Pr?fer stichprobenartig nach Umwegfahrten aus privaten Gr?nden, die nicht aufgezeichnet wurden. Gesucht wird in diesen Daten auch nach Eintragungen, die nicht mehr zeitnah erfolgten.
Strafrechtliche Beurteilung bei „Fehleintragungen“
Das Fahrtenbuch stellt, wie auch Rechnungen, eine Urkunde dar, weil es zum Beweis im Rechtsverkehr geeignet und bestimmt ist.
Die Einzelheiten:
Das Fahrtenbuch ist eine Urkunde im Sinne des ? 267 Strafgesetzbuch. Bei falschen Eintragungen und/oder bewussten Manipulationen macht man sich wegen Steuerhinterziehung strafbar. Steuerberater Roland Franz f?gt hinzu: „Wenn die Bu?geld- und Strafsachenstelle, die f?r die Aufkl?rung und Verfolgung von Steuerhinterziehungen zust?ndig ist, z.B. im Rahmen einer Betriebspr?fung eine Urkundenf?lschung – strafbar gem. ? 267 StGB – feststellt, also inhaltlich falsche oder erfundene Eintragungen, gibt sie den Fall an die Staatsanwaltschaft ab“.
Fazit: Zu dem Verfahren wegen Steuerhinterziehung kommt ein Verfahren wegen Urkundenf?lschung (hinzu).
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