Viele Unternehmer:innen und F?hrungskr?fte bevorzugen E-Signatur-Software und E-Signatur-L?sungsanbieter:innen als ersten Schritt auf ihrem Weg zur Digitalisierung. Gro?e und kleine Betriebe passen zuerst ihre Gesch?ftspl?ne an, um ihre digitale Transformation zu beschleunigen.
Um von staubigen Aktenbergen wegzukommen, wenden sich Organisationen an Anbieter:innen von E-Signatur-L?sungen, die eine kleine, aber entscheidende Komponente bieten, die dabei hilft, eine durchg?ngige Digitalisierung zu erreichen, die Kundenerfahrung zu verbessern und die Workflow-Effizienz zu maximieren.
Eine elektronische Signatur ist eine digitalisierte Version der handschriftlichen Unterschrift, die seit Jahrhunderten und Jahrtausenden verwendet wird. Sie stellt die Zustimmung der unterzeichnenden Partei dar, an die Bedingungen des unterzeichneten Vertrags gebunden zu sein. Als digitales Verfahren bietet die elektronische Signatur zahlreiche Vorteile gegen?ber ihrer handschriftlichen Alternative, darunter eine bessere Dokumenten- und Vertragsverwaltung, die M?glichkeit zur Rationalisierung von Gesch?ftsabl?ufen und eine h?here Benutzer:innenfreundlichkeit bei der Unterzeichnung.
Seit nun mehr als zwei Jahrzehnten erfreuen sich E-Signatur-L?sungen zunehmender Beliebtheit, und immer mehr Anbieter:innen tauchen dabei auf dem Markt auf, darunter OneSpan Sign (ehemals eSignLive), DocuSign, Adobe Sign, SignNow, HelloSign, SignEasy, DropBox, BoxSign, RightSignature, eSign Genie, eversign und PandaDoc. Wie k?nnen Unternehmer:innen bei so vielen Optionen den ?berblick behalten und die richtige Option f?r sich finden? Wenn Unternehmen elektronische Signaturen in Betracht ziehen, ist es wichtig, dass sie die passende L?sung f?r sich auszuw?hlen. Sie muss die Anforderungen des Unternehmens erf?llt – und zwar heute sowie morgen.
Sieben Dinge, die bei der Auswahl der eSignatur-Software beachtet werden sollten:
1. Flexibilit?t
Bietet die E-Signatur-L?sung gen?gend Flexibilit?t, um die wachsenden Anforderungen des Unternehmens zu erf?llen? Oftmals setzen Unternehmen ein E-Signatur-Tool in einer Abteilung ein, wollen aber sp?ter die Nutzung auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Skalierbarkeit, Multi-Channel Nutzbarkeit und ein flexibles und Preismodell sind dabei zu beachten.
2. Kund:innenspezifisches Branding
Erm?glicht die E-Signatur-L?sung Ihrer Organisation, ihre Marke w?hrend des gesamten E-Signatur-Prozesses beizubehalten? Die Anpassung an Kund:innenenw?nsche ist der Schl?ssel zur Verringerung der Abbruchquoten, und ein vollst?ndig angepasster E-Signatur-Prozess tr?gt dazu bei, das Vertrauen der Kund:innen in die digitale Transaktion zu st?rken und hohe Akzeptanzraten zu erzielen.
3. Benutzer:innenfreundlichkeit
Einer der Hauptvorteile elektronischer Signaturen ist die Unterzeichnung von Dokumenten in Echtzeit. Dieser Vorteil kann jedoch durch eine Softwarel?sung mit einer unzureichenden Benutzer:innenoberfl?che oder Benutzer:innenerfahrung zunichte gemacht werden. Ist die L?sung f?r elektronische Signaturen f?r alle Benutzer:innen einfach zu bedienen? Ist sie f?r alle, die Unterschriftsanfragen senden und Gesch?ftsdokumente unterzeichnen, zug?nglich und einfach zu bedienen? Ist sie f?r IT-Fachleute leicht zu entwickeln und zu verwalten? Wenn eine anwendende Person ein Bild der handschriftlichen Unterschrift verwenden m?chte, ist das Hochladen einer handgezeichneten Unterschrift eine Herausforderung? F?hrende L?sungen f?r elektronische Signaturen enthalten auch eine Drag-and-Drop-Funktion zur Erstellung von Dokumenten, mit der Ihr Team schnell Dokumente zur Unterzeichnung zusammenstellen kann.
4. Einhaltung von Vorschriften
Erf?llt die E-Signatur-L?sung alle Signaturtypen, die in wichtigen E-Signatur-Gesetzen wie eIDAS, dem Uniform Electronic Transactions Act (UETA) oder dem Electronic Signatures in Global and National Commmerce Act (ESIGN Act) aufgef?hrt sind? Vergewissern Sie sich au?erdem, dass Ihre E-Signatur-L?sung den branchenspezifischen Standards f?r Ihren Anwendungsfall entspricht. Wie wird Ihre L?sung f?r elektronische Signaturen zum Beispiel mit den HIPAA-Anforderungen im Gesundheitswesen ?bereinstimmen?
5. Integration mit anderen Softwareplattformen
Bietet die E-Signatur-L?sung APIs und vollst?ndig unterst?tzte SDKs, die es dem Entwicklungspersonal erm?glichen, integrierte L?sungen schnell einzusetzen? Bieten Anbieter:innen vorgefertigte Konnektoren f?r g?ngige Gesch?ftsanwendungen wie Salesforce, Sample-Code und Support f?r das Entwicklungsteam? Fallen zus?tzliche Kosten f?r Entwicklungsumgebungen an?
6. Automatisierung und Prozesseffizienz
Ist die L?sung f?r elektronische Signaturen mit den vor- und nachgelagerten Systemen Ihres Unternehmens integriert, um ein durchg?ngiges Processing zu erm?glichen? Sind Sie in der Lage, w?hrend des gesamten Signatur-Workflows Gesch?ftsregeln durchzusetzen? Ist die L?sung robust genug, um optionale Verarbeitungsschritte wie eine flexible Datenerfassung, das Einf?gen von Dokumenten und mehrere Signaturoptionen zu erm?glichen? Kann die L?sung komplexe automatisierte Dokumenten-Workflows unterst?tzen? Verf?gt sie ?ber eine Massenversandfunktion? Dar?ber hinaus sollte die L?sung auf wiederverwendbare Vorlagen zur?ckgreifen, die Ihrem Team helfen, die Erstellung von Dokumenten zu rationalisieren.
7. Identit?tssicherung
Zus?tzlich zu den oben genannten Kriterien ist es auch wichtig, eine Anbieterin bzw. einen Anbieter auszuw?hlen, der Erfahrung in Ihrer Branche hat und die besonderen Anforderungen Ihrer Branche genau kennt. Pr?fen Sie den Ruf der Anbieterin bzw. des Anbieters und den Erfolg bei seinen bestehenden Kund:innen.
Ganz gleich, ob Unternehmen ihren Onboarding Prozess digitalisieren, ihre Dokumentenverfolgung verbessern oder die Benutzer:innenfreundlichkeit durch einen papierlosen Prozess erh?hen – es gibt immer einen Anwendungsfall f?r E-Signaturen.
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