Danzig / M?nchen, 02.12.2022 – Ob „Zehn goldene Regeln f?r bessere Videokonferenzen“ oder „Die f?nf besten Tipps f?r Online-Meetings und Webinare“: Ratgeber rund um digitale Veranstaltungen finden sich mittlerweile zuhauf. Und den meisten Anwendern ist inzwischen auch l?ngst bewusst, dass es beispielsweise sinnvoll ist, die verwendete Technik vorab zu testen, eine Meeting-Agenda zu nutzen und nat?rlich die Mikrofone auf stumm zu schalten, wenn gerade nicht gesprochen wird.
Doch dar?ber hinaus gibt es auch einige immer noch weniger bekannte M?glichkeiten, mit denen Ausrichter von Online-Veranstaltungen ihre Events und Meetings optimieren k?nnen. Die Experten von ClickMeeting (https://clickmeeting.com), einer europ?ischen Plattform f?r Webinare und Online-Meetings, haben deshalb f?nf Ratschl?ge zusammengestellt, die in g?ngigen Tipp-Sammlungen eher selten zu finden sind.
1) Cleveres Timing: Ein Meeting muss nicht zur vollen Stunde beginnen
Man hat sich daran gew?hnt: Ein Gro?teil der Online-Sitzungen beginnt entweder zur vollen oder zur halben Stunde und wird entsprechend bis zur n?chsten vollen oder halben Stunde geplant. Dies bringt allerdings einen klaren Nachteil mit sich: Viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer wechseln dadurch meist unmittelbar von ihrem vorhergehenden Termin in das Meeting. Oder sie stehen in den letzten Minuten unter Zeitdruck, weil zur n?chsten vollen oder halben Stunde bereits direkt der n?chste Termin wartet. Wer eine digitale Veranstaltung hingegen zum Beispiel von 14:40 – 15:20 Uhr plant, sorgt damit im ersten Moment zwar eventuell f?r Verwunderung, schafft aber gleichzeitig die Voraussetzung daf?r, dass sich die Teilnehmenden voll und ganz auf die Sitzung konzentrieren k?nnen.
2) Erinnerungs-Mails: Das richtige Ma? finden
Der Meeting- oder Webinar-Termin steht und die Teilnehmerliste ist soweit auch klar. Allerdings ist immer damit zu rechnen, dass der eine oder die andere den Termin am Ende dann doch vergisst. Erinnerungs-Mails sind grunds?tzlich ein etwas heikles Thema und k?nnen – falsch dosiert – auch zu aufdringlich wirken. Eine zeitlich sinnvoll platzierte E-Mail-Erinnerung, beispielsweise am Tag vor der Veranstaltung, kann sich jedoch sehr positiv auf die Teilnehmerzahlen auswirken und wird in der Regel eher als Service verstanden.
3) Die Technik: Vorab-Check ist gut, Redundanz ist besser
Auch wenn die gr?ndliche vorherige Pr?fung der eingesetzten Technik zum Standard-Prozedere vor einer Videokonferenz oder einem Webinar geh?rt: Umsichtige Veranstalter sollten sich dennoch nicht vollst?ndig darauf verlassen, sondern lieber Backup-M?glichkeiten schaffen und f?r Redundanz sorgen. Das kann damit beginnen, f?r alle F?lle ein zweites Headset griffbereit zu haben. Und auch das Netzkabel f?r das Notebook sollte in Reichweite sein – selbst dann, wenn der Akku (vermeintlich) vollst?ndig geladen ist. Sollte es w?hrend der Veranstaltung zu Internet-Problemen mit der WLAN- oder LAN-Verbindung kommen, kann ein mobiler Hotspot per Smartphone die Sitzung retten. Und wer ?ber die eingesetzte Meeting-Plattform zum Beispiel auch alternative Einwahlm?glichkeiten per Telefon anbietet, denkt gleichzeitig auch an Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die im Homeoffice oder von unterwegs unter Umst?nden mit schwankender Internetverbindung zu k?mpfen haben.
4) Pr?sentationen: So kurz wie m?glich
Die meisten Organisatoren wissen inzwischen eigentlich, dass Online-Meetings und Webinare so interaktiv wie m?glich gestaltet werden sollten, um das Interesse und die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden hoch zu halten. Dennoch finden sich in vielen Online-Sitzungen immer noch monologartig vorgetragene Pr?sentationen. Manchmal sind diese auch nicht g?nzlich zu vermeiden. Sie sollten dann aber zumindest so kurz und kompakt wie m?glich gehalten werden – weniger ist hier fast immer mehr – und auf jeden Fall durch interaktive Elemente aufgelockert werden.
5) Datenschutz und Privatsph?re: Immer noch untersch?tzt
Der Schutz ihrer pers?nlichen Daten und der Privatsph?re spielt in Zeiten zunehmender Cyber-Angriffe f?r viele Menschen eine immer gr??ere Rolle. Dies gilt auch f?r die Teilnahme an Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren. Veranstalter sollten sich fr?hzeitig mit der datenschutzkonformen Durchf?hrung ihrer Veranstaltung besch?ftigen. Dies kann beinhalten, bei der Registrierung nicht unn?tig viele Daten abzufragen, den Zugang zur Veranstaltung durch Passw?rter beziehungsweise individuelle Token abzusichern oder transparent und vorab ?ber eine geplante Aufzeichnung des Events zu informieren. Ein weiterer Vorteil kann darin bestehen, eine Webinar- oder Online-Meeting-Plattform eines Anbieters aus Europa zu nutzen, der den entsprechenden EU-Datenschutzrichtlinien unterliegt (Stichwort: EU-DSGVO).
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